La véritable valeur ajoutée de la communication vidéo
Une image vaut mille mots. Combien de "plus" pourrait-on alors ne transporter qu'à travers des images en mouvement comme la communication vidéo ?
Bien que de grandes quantités de données puissent être transmises aujourd'hui, la communication vidéo ne s'est pas encore établie dans la vie professionnelle quotidienne. D'après mon expérience, l'introduction de la vidéoconférence reste généralement axée sur les économies potentielles en matière de frais de déplacement . c'est pourquoi la technologie a été introduite pour la première fois au sommet de l'entreprise il y a des années. C'est une raison plutôt sordide qui néglige complètement les valeurs ajoutées potentielles telles que l'efficacité et la qualité de la collaboration.
Afin de savoir si la vidéo et la conférence web représentent réellement une alternative aux autres formes de collaboration à distance sur une large base, c'est-à-dire pour une véritable analyse coûts/bénéfices, nous avons examiné de plus près. Et avec l'aimable soutien d'OMNIJOIN, nous avons étudié cette question dans le cadre d'une expérience.
Notre question clé :
Nous voulions savoir : quels sont les avantages d'une plate-forme de collaboration intégrée avec vidéo HD pour le travail d'équipe , en comparaison directe avec la combinaison habituelle du téléphone (conférence) et du courrier électronique ?
Notre conception de la recherche :
À cette fin, nous avons développé des tâches de groupe, des problèmes typiques de la vie professionnelle quotidienne, qui entraînaient des intérêts convergents et un potentiel de conflit : une répartition du budget et une planification du bureau.
Nos groupes de comparaison ont ensuite chacun effectué une tâche par téléphone et par e-mail et une autre par vidéo via la plate-forme intégrée dans un délai déterminé, puis ont rempli un questionnaire.
le gagnant est :
Même la première observation immédiate nous a surpris : on ne pouvait pas aller plus vite avec la vidéo. Au lieu de cela, nous avons discuté et travaillé en parallèle, tandis que les tâches étaient réparties par téléphone, puis rapidement traitées séparément et diffusées par courrier électronique. Les deux ont duré à peu près la même durée.
La valeur ajoutée de la communication vidéo réside dans la qualité, le processus et dans la satisfaction du résultat. Nos observations suggèrent que les effets de la collaboration vidéo ont tendance à être "doux" et donc plus susceptibles de se faire sentir sur plusieurs réunions.
Des effets/facteurs significatifs ont été impliqués :
Implication des participants : 70,2 participants ont déclaré que l'utilisation de la technologie de vidéoconférence a entraîné une plus grande motivation et une plus grande implication dans la discussion en équipe, car chaque participant avait le même document sous les yeux et, contrairement aux conférences téléphoniques et aux courriels, ils pouvaient se voir.
Ouverture de la discussion : 59,6 participants ont déclaré que la visualisation de l'objet de la discussion et la visibilité de tous les participants permettent une discussion plus ouverte (également parce que l'on peut voir qui veut parler).
Atmosphère de travail : 73,9 participants ont déclaré que la communication directe et plus personnelle rendue possible par la technologie vidéo conduisait à une atmosphère de travail plus positive (et donc plus détendue). 91,5 e participants ont déclaré qu'une atmosphère de travail positive et détendue était importante pour eux lorsqu'ils accomplissent des tâches d'équipe complexes.
Décision commune : 81 des personnes testées ont constaté que les tâches relatives au téléphone et au courrier électronique étaient simplement divisées mais non résolues ensemble. Avec la plate-forme intégrée, ils sont parvenus à une solution commune.
Notre conclusion était donc que la fusion de documents vidéo, sonores et édités conjointement dans la plate-forme de collaboration intégrée permet le travail d'équipe comme un véritable processus de groupe.
L'essentiel est que les renseignements recueillis "autour de la table" soient pleinement utilisés, que les participants se sentent intégrés et ne s'éteignent donc pas aussi rapidement.
Chaque fois que des sujets nécessitent un véritable échange ou une discussion intensive, ces possibilités de communication étendues peuvent créer une valeur ajoutée. La situation de discussion devient plus naturelle, même les signaux non verbaux peuvent être mieux traités par les interlocuteurs, la modération peut mieux répondre aux demandes de parole, aux demandes de prise de parole, aux humeurs générales.
Quiconque a déjà essayé d'animer une conférence téléphonique avec plus de trois participants sur un sujet controversé sait combien il est difficile, voire impossible, de permettre une interaction satisfaisante dans une "salle de réunion" réduite à la langue. Ici, le canal visuel en particulier permet un bien meilleur contrôle de la conversation, les participants à la réunion se sentent plus présents, peuvent s'impliquer plus facilement - et ne peuvent pas "battre en retraite" aussi facilement. La possibilité supplémentaire de visualiser et d'éditer ensemble le même document de travail permet d'éviter les malentendus et les doubles emplois et rend le travail globalement plus efficace.
Afin d'exploiter pleinement le potentiel de la vidéoconférence, une introduction à l'utilisation de ces systèmes est cruciale. En plus des "connaissances opérationnelles" purement fonctionnelles (comment fonctionne quoi, où est quelle fonction), cela permettra de transmettre les caractéristiques spécifiques de l'interaction soutenue par les médias et de vous préparer à la technique de modération à adapter.
Un résumé écrit de l'étude "Virtual Teams. Collaboration à distance avec et sans vidéo" peut être commandé sur sek110 [at] iao.fraunhofer.de.
