À bien des égards, les intranets de la première génération ressemblaient davantage au successeur du "lecteur C :" qu'à un instrument approprié pour la communication interne de l'entreprise. Les systèmes de classement étaient alignés à côté des annuaires téléphoniques numériques et le "point focal social" de la communauté interne de l'entreprise semblait être le menu de la cafétéria, à en juger par les accès. La plupart des intranets d'entreprise ont maintenant laissé ces approches originales loin derrière. Mais avec les progrès technologiques et la croissance toujours plus rapide de la communication dans les réseaux sociaux, les exigences des entreprises et surtout des employés en matière d'intranets, de portails d'employés ou de plateformes de collaboration ne cessent de croître.
Les évolutions techniques et sociales ont déclenché le prochain niveau de communication interne et exigent des solutions nouvelles et innovantes.
Comme le montre une récente étude de 2014 sur les intranets réalisée par le Nielson Norman Group, les intranets arrivent à maturité, tout comme les communications internes des entreprises. Ils ont perdu leur existence de marâtre dans l'entreprise. Les équipes intranet se développent lentement mais sûrement et jouent un rôle central dans tous les services pour réinventer et développer les plateformes de communication et de collaboration de l'entreprise. La base culturelle et structurelle des entreprises change progressivement et, avec elle, les approches et les méthodes de travail pour concevoir des intranets.
La nouvelle génération d'intranet
L'intranet de nouvelle génération est bien plus un réseau social qu'un simple dépôt de documents et un outil de référence. Un contenu nouvellement préparé et orienté vers l'utilisateur, ainsi que des fonctions supplémentaires ou améliorées, notamment des interfaces personnalisables, une recherche plus puissante qui inclut également la recherche des employés, sont des éléments élémentaires des intranets d'aujourd'hui. De même, les pages personnelles des employés, qui leur permettent de se présenter et d'échanger entre eux, font partie d'une gestion efficace des connaissances et constituent en même temps une offre intranet attrayante. En outre, les éléments de médias sociaux tels que les wikis, les blogs, les forums, ainsi que la possibilité de donner un retour d'information sous forme d'évaluations et de commentaires, si nécessaire, sont désormais presque obligatoires pour répondre aux exigences des jeunes employés issues de l'utilisation privée d'Internet.
Les petites et moyennes entreprises ne sont pas nécessairement à négliger. Au contraire : les méthodes de développement et de prototypage agiles, collaboratives et centrées sur l'utilisateur permettent souvent aux PME de proposer des solutions plus innovantes et plus sophistiquées et donc de créer une acceptation et une convivialité bien plus grandes des systèmes introduits au sein d'équipes gérables.
Intelligent et réactif : l'intranet découvre la zone de confort
Selon le Nielson Norman Group, les principales tendances actuelles en matière d'intranet sont les suivantes :
- Carrousels d'accroche pour une présentation multimédia et dynamique des informations et fonctions internes;
- Utilisation continue de la colonne de droite pour les informations complémentaires, les liens, etc.;
- Des pieds de page fonctionnels avec des options de retour d'information, des liens, etc.;
- Réduction ciblée et locale des zones de recherche de l'intranet;
- Méga menus pour une présentation claire de tous les contenus et fonctions;
- Filmstrip pour une présentation des contenus importants à la manière d'une galerie et rapidement lisible;
- Design plat;
- Des fonctions sociales et collaboratives accrues.
Où en êtes-vous actuellement avec votre intranet ? Utilisez-vous tout le potentiel de votre communication et collaboration interne d'entreprise ?
Des chefs de projet expérimentés du Fraunhofer IAO présentent des méthodes de conception et de développement orientées vers l'avenir. L'accent est mis sur la question de savoir comment les obstacles aux niveaux technique, organisationnel et humain peuvent être surmontés grâce à un développement centré sur l'utilisateur. Ces contributions scientifiques sont complétées par des rapports pratiques de diverses entreprises qui ont mis en œuvre avec succès leurs projets en utilisant différentes approches de solution.
